Business Kreditkarte / Firmenkreditkarte

Die Business-Kreditkarte ist ein spezielles Angebot, das viele Banken und Kreditkarten-Emittenten für ihre Geschäftskunden bereithalten.

Vom selbstständigen Handwerker bis zum Großunternehmen bieten die Karten wesentliche Vorteile etwa beim Verfügungsrahmen oder bei der späteren Verwaltung der Abrechnungen.

• Ein insgesamt höherer Kreditrahmen und die Möglichkeit, auch größere Bargeld-Beträge abheben zu können, sind typische Merkmale einer Business-Kreditkarte.
• Schickt ein Unternehmen seine Mitarbeiter häufig auf Dienstreisen, können sie Flüge, Hotel und Mietwagen direkt mit der Firmenkarte bezahlen.
• Der Reisende muss nicht in Vorleistung treten, das Unternehmen spart sich den Aufwand für das Auszahlen von Vorschüssen, für das Verschicken von Kostenübernahme-Bestätigungen und zum Teil auch für das nachträgliche Abrechnen der Spesen.
• Ein Management-Informationssystem erlaubt die Zuordnung von Kartennummern zu Kostenstellen und vereinfacht damit auch die verursachungsgerechte Zuordnung von Reisekosten im Rechnungswesen.

Völlige Transparenz für den Unternehmer bedeutet natürlich auch den gläsernen Mitarbeiter, dessen über die Kreditkarte abgerechneten Buchungen vom Chef und den Kollegen in der Buchhaltung eingesehen werden können. Eigentlich ist das eine Selbstverständlichkeit, denn die Business-Kreditkarte wurde schließlich nicht zur privaten Verwendung überlassen, sondern für die Begleichung dienstlich veranlasster Kosten. Fallen auf Reisen zusätzliche private Ausgaben an, müssen diese getrennt behandelt und die Rechnung gegebenenfalls gesplittet werden. Das Feierabend-Bier im Hotel taucht dann nicht auf der Übernachtungsrechnung auf, sondern wird wohl am einfachsten gleich bar bezahlt.

Eine praktische Lösung sind Kreditkarten-Doppel, die von einigen Anbietern bereitgehalten werden. Zusätzlich zur Business-Karte gibt es eine zweite Kreditkarte für die privaten Käufe, die über das Privatkonto abgerechnet wird. Das schafft nicht nur Privatsphäre, sondern vereinfacht auch die Buchhaltung. Bei richtiger Auswahl des Kartendoppels hat der Karteninhaber sogar noch zusätzliche Sicherheit: Mit einer Mastercard und einer VISA-Karte sind Sie auch dann auf der sicheren Seite, wenn eine der beiden Karten vom Zahlungsempfänger ausnahmsweise nicht akzeptiert wird.

Günstig nur auf den ersten Blick

Bei der Auswahl der richtigen Business-Kreditkarte ist ein Vergleich der Gebühren besonders wichtig, weil hier große Unterschiede im Kleingedruckten versteckt sind. Zunächst sind die Größe des Unternehmens und die Zahl der auszugebenden Mitarbeiterkarten zu beachten. Hier gibt es maßgeschneiderte Angebote für kleine, mittlere und große Betriebe.

Eine Karte ohne Jahresgebühr kann die richtige Wahl sein, wenn nur wenige Bargeldverfügungen und Auslandseinsätze erfolgen. Sind der Unternehmer oder seine Mitarbeiter dagegen häufig auf Bargeld angewiesen oder im Ausland unterwegs, können geringere Gebühren für solche Transaktionen locker eine höhere Jahresgebühr rechtfertigen. Ein Beispiel: Teure Anbieter verlangen durchaus 4 % des Umsatzes, mindestens 5 €, für die Nutzung von Geldautomaten. Außerhalb des Euro-Raums kommen 2 % Fremdwährungszuschlag hinzu. Wer also beispielsweise US-Dollar im Gegenwert von 500 € aus einem Automaten zieht, zahlt allein dafür schon 6 %, also 30 € Gebühren – eine übliche Jahresgebühr von Business-Karten ist nach zwei oder drei kostenlosen Abhebungen bereits gespart.

Die Business-Kreditkarte

Eine Firmenkreditkarte vereinfacht für Unternehmer und ihre Angestellten vieles, vor allem wenn diese oft auf Geschäftsreise sind. Ersparen sie doch der Buchhaltungsabteilung die oft komplizierte Auslage und Erstattung der Kosten für Hotelübernachtungen, Mietautos, Flüge oder Geschäftsessen. Darüber hinaus bieten viele Kreditkartenunternehmen ihren Firmenkunden attraktive Zusatzleistungen. Beispielsweise in Form eines Bonuspunktekontos, das mit jedem Einsatz der Karte anwächst und gegen Rabatte an Tankstellen und bei Flugbuchungen eingetauscht werden kann.

Nahezu jedes Karten ausgebende Unternehmen bietet heute spezielle Produkte für Unternehmer. Vor allem im Hinblick auf die Bonusleistungen gehen diese jedoch mit recht unterschiedlichen Konditionen einher.

• Außerdem muss das Kartenkontingent nicht zwingend bei dem Bankhaus beantragt werden, die das Geschäftskonto unterhält.
• Ein Kreditkartenvergleich lohnt sich für Firmen daher allemal.
• Für Unternehmen, deren Mitarbeiter oft mit Flugzeugen oder Leihwagen unterwegs sind, kommen beispielsweise Karten infrage, deren Leistungsspektrum eine Kfz-Versicherung umfasst oder mit denen der Nutzer Flugmeilen sammeln kann.
• Auch Auslandskrankenversicherungen oder der Zutritt zu speziellen Lounge-Bereichen am Flughafen sind ebenso beliebte wie nützliche Extras.
• Für Unternehmen, die enge Kontakte zu US-amerikanischen Partnern und Kunden unterhalten, ist die Firmenkreditkarte fast schon ein Muss.

Schließlich müssen Reisende beim Check-in im Hotel eine Kreditkarte als Sicherheit hinterlegen.

Die deutsche Giro- bzw. EC-Karte wird in den USA und anderen Staaten von Hotels oder Mietwagenfirmen in der Regel nicht akzeptiert. Mit einer Business-Karte können Angestellte auch Bargeld kostenlos im Ausland abheben, mit dem sie beispielsweise ein Essen mit Geschäftspartnern bezahlen oder ein Präsent für einen treuen Kunden erwerben. Das für Mitarbeiter im Anschluss an die Reise mühsame und zeitintensive Auseinanderrechnen persönlicher und geschäftlicher Kosten erübrigt sich. Außerdem vereinfacht die Abrechnung aller Reisekosten über ein Kartenkonto auch die Steuererklärung und die eigene Argumentationslinie, sollte das Finanzamt einmal Zweifel an den dort angegebenen Informationen anmelden.

Kosten und Abrechnung der Firmenkarten

Firmen, die eine Kreditkarte für ihre Mitarbeiter beantragen wollen, sollten natürlich auch auf den Kostenfaktor in puncto Zahlungsziel und Jahresbeitrag achten. Businesscards werden von vielen Anbietern mittlerweile auch gebührenfrei angeboten, allerdings sind hier eventuell geltende Mindestumsätze zu berücksichtigen. Wie hoch das gewährte Limit ausfällt, hängt wiederum von der Bonität des Unternehmens ab. Grundsätzlich ist für Firmen, deren Mitarbeiter sich häufig im außereuropäischen Ausland aufhalten, besonders viel oder gehoben reisen, ein höheres Limit notwendig als für kleine Unternehmen, die nur die eine oder andere Hotelübernachtung im Rahmen eines Messebesuchs begleichen müssen.

In der Praxis nutzen Firmen häufig eine sogenannte Reisestellenkarte in Kombination mit einer Corporate Card. Hierbei werden sämtliche, die Geschäftsreise betreffenden Buchungen über die Reisestellenkarte vorgenommen, während alle anderweitigen Ausgaben während des Aufenthaltes auf die Corporate Card gebucht werden. Wie die anschließende Abrechnung der Kartenkonten erfolgt, bleibt dem Unternehmen selbst unterlassen. Häufig wird jede Karte einzeln abgerechnet und der Gesamtbetrag vom Firmenkonto eingezogen. Der Kartensaldo kann aber auch über das private Konto des jeweiligen Mitarbeiters ausgeglichen werden, wobei die Firma den Betrag noch vor Ablauf des Zahlungsziels wieder erstattet. Für diese Variante ist allerdings die Zustimmung des Betriebsrates bzw. der betroffenen Angestellten notwendig.